„Ech, doskwiera mi ciągły brak czasu, mam wrażenie, że ciągle gdzieś gonię, nie ogarniam!”. Jeśli na co dzień czujesz się jak chomiczek w kołowrotku, który zaraz odjedzie z tym kółkiem w nieznanym kierunku, pomóc może Ci efektywne zarządzanie swoim czasem. Czym ono jest i jak je zastosować w praktyce?

Jak rozumieć zarządzanie swoim czasem?

Efektywne zarządzanie swoim czasem to w zasadzie drugie imię proaktywności. Gdy jesteś proaktywny, to Ty aktywnie decydujesz o tym, na co przeznaczasz uwagę i wysiłki. Potrafisz powiedzieć „nie” swoim impulsom, sytuacjom, które wchodzą Ci na głowę, jesteś bardziej kreatorem własnej rzeczywistości niż biernym jej uczestnikiem. Umiesz wyznaczyć granice sobie i innym: na pracę, odpoczynek oraz każdą inną aktywność. Oczywiście nie na wszystko mamy wpływ. I jasne, że czasami poddajemy się biegowi wydarzeń lub po prostu życie wymaga od nas elastyczności.

Chodzi o to, jaka postawa (w nas samych!) dominuje – tzw. wewnątrzsterowność czy zewnątrzsterowność? W takim ujęciu zarządzanie swoim czasem nie sprowadza się tylko do technik gospodarowania najbliższymi 24 godzinami, nie oznacza bycia wydajnym robotem, ale można je określić mianem filozofii życiowej. Jest zdrowym nawykiem życiowym. Jak je zastosować w praktyce? Zajrzyj do poniższych wskazówek i sprawdź, jak możesz efektywnie zarządzać swoim czasem na krótkim dystansie (na przykładzie pojedynczego dnia), a także w dłuższej perspektywie.

Codzienna rutyna jest dobra

Zdaję sobie sprawę z tego, że powyższe zdanie brzmi prowokacyjnie. No bo jak to – mówi się „popadłem/popadłam w rutynę” jako o czymś niekorzystnym, a ja dostrzegam jej plusy? Nie o taką rutynę chodzi. Gdy zaczynasz swój dzień, w tym również – dzień pracy, warto, żebyś każdorazowo miał/-a przygotowany plan, żebyś wiedział/-a, co w jakiej kolejności będziesz robić. To pozwoli Ci uniknąć płynięcia z falą, które zwykle kończy się reagowaniem na różne zdarzenia (gaszeniem pożarów), byciem w niedoczasie i wyczerpaniem. Zamiast tego określ z góry, że pracę zaczynasz np. od odczytania maili, potem załatwiasz pilne sprawy, a drugą część dnia przeznaczasz na pracę kreatywną.

Obserwuj, kiedy jesteś najbardziej efektywny i wtedy wykonuj ważne zadania, unikaj jak długo się da multitaskingu, gdy masz już zapchany grafik w ciągu dnia, nie dokładaj sobie nowych zadań. Zauważ, jak w takim ujęciu sprawdza się moc nawyków, czyli powtarzalnych, rutynowych czynności! I takie podejście możesz rozciągnąć na dłuższą perspektywę czasową – np. wybierając konkretny dzień w tygodniu, w którym zwykle będziesz uprawiać sport.

Narzędzia ułatwiające zarządzanie swoim czasem

W samej pracy zarządzanie swoim czasem usprawnią Tobie konkretne techniki i narzędzia. Gdy pytasz, od jakiego zacząć, odpowiadam – od kalendarza i długopisu. Mówię poważnie. Czasami rozglądamy się za wyszukanymi rozwiązaniami, podczas gdy wystarczy postawić na prostotę i użyteczność. Fizyczny kalendarz i ten wirtualny w telefonie, z przypomnieniami, powinny wystarczyć do efektywnego zarządzania czasem. Jeśli zaś chodzi o wyspecjalizowane narzędzia, to często spotkasz się z trzema: techniką Pomodoro, zasadą Pareto i macierzą Eisenhowera. Tą pierwszą wprowadzisz w życie, gdy podzielisz swój czas pracy na cztery bloki po 25 minut, unikając rozpraszania się w trakcie pracowania. Między blokami zrób sobie 5 minut przerwy, a po czwartym 15-30 minut.

Zasada Pareto głosi, że 20% działań może przynieść 80% efektów. Skoro więc niewielki wycinek naszej pracy może przełożyć się na duży wynik, warto o tym pamiętać, żeby nadawać priorytety odpowiednim zadaniom. Mówiąc inaczej – zasada Pareto pomaga w ustaleniu, na czym przede wszystkim powinieneś się skupić (odpowiedz sobie na pytanie: „Które moje działania przekładają się na 80% moich wyników?”).

Innym fajnym podejściem, które odkryłem dla siebie parę lat temu, jest Scrum. To narzędzie głównie wykorzystywane w świecie IT, ale możesz go z powodzeniem używać do planowania jakiejkolwiek pracy. Nie mówiąc już o stosowaniu samych elementów Scruma, jego „ducha” takich jak np. „inspect & adapt” (ewaluacja i korygowanie na bieżąco efektów pracy) czy „minimal viable product” (podejście małych kroków).

Macierz Eisenhowera pomaga z kolei w ustaleniu priorytetów i podzieleniu zadań na cztery ćwiartki: pilne i ważne, niepilne i ważne, pilne i nieważne, niepilne i nieważne. Pierwsze zadania to te, którymi musisz się zająć, a ich zignorowanie spowoduje poważne konsekwencje (np. awaria serwera Twojego sklepu internetowego). Drugie nie są pilne, ale zwracają się w długofalowej perspektywie i sprawiają, że chce Ci się żyć (np. uprawianie sportu, czas na pasję i hobby). Zadania nieważne i pilne warto oddelegować, a niepilne i nieważne możesz spokojnie sobie darować, bo to rozpraszacze (np. scrollowanie Fejsa).

A skoro o zadaniach mowa, to praca domowa dla chętnych – jeśli wpisujesz cele do kalendarza, wprowadź wszystkie, jakie masz do zrealizowania w danym dniu, po czym wykreśl ostatnie. Dobre ćwiczenie na pracoholizm 😉

Zarządzanie swoim czasem po pracy

Wykonałeś już ostatni telefon do klienta, rzuciłeś okiem na jutrzejszą listę zadań, wybiła godzina 16. I to powinno być tyle na dziś. Jednym z lepszych zdrowych nawyków, jeśli chodzi o zarządzanie swoim czasem jest niezajmowanie się pracą po pracy. Jeśli możesz, nie odbieraj już telefonów służbowych (albo nie odbieraj ich po konkretnej, z góry ustalonej godzinie), nie przynoś do domu dokumentów do wypełnienia, gdy zauważasz, że odpływasz myślami w stronę swoich obowiązków, staraj się je zawracać. Krótko mówiąc – „pracę zostaw w pracy”.

Ten wycinek doby to czas na obowiązki domowe, na relaks, dla rodziny, przyjaciół, na aktywność fizyczną, hobby. Ustal, co „ładuje Twoją baterię życiową”, i to rób (w tym miejscu przydaje się druga ćwiartka Macierzy Eisenhowera, czyli aktywności „niepilne i ważne”). Jeśli chcesz efektywnie wypoczywać, dobrze by było, żebyś nie zaprzątał/-a sobie głowy pracą również w weekendy i przed snem. A skoro o odpoczynku mowa…

Odpoczynek jest tak samo ważny, jak praca

Jakiś czas temu uczestniczyłem w prelekcji na temat produktywnego odpoczywania, prowadzoną przez Agnieszkę Gaczkowską z firmy Oplotki. Konferencja była skierowana do osób, które prowadzą własne biznesy i które muszą nauczyć się skutecznie relaksować, by nie ulec wypaleniu. Jedną z genialniejszych myśli, jaką podzieliła się wspomniana prelegentka, była wskazówka, że przerwy od pracy warto zapisać sobie w kalendarzu, ustalić jako priorytet. Ja bym dodał – nie tylko przerwy, ale i urlop wpisz na sztywno w swój harmonogram. Dlaczego tak?

Żyjemy w czasach zasuwania, przepracowania, przebodźcowania. Pracoholizm, w przeciwieństwie do innych kompulsywnych zachowań jak np. alkoholizm, jest niemalże społecznie nagradzany. Dla mojego pokolenia, ludzi urodzonych w latach 80., stwierdzenie, że odpoczynek jest tak samo ważny, jak praca, budzi wewnętrzny opór. Ale tak jest. Jeśli chcesz cieszyć się zdrowiem fizycznym i psychicznym, nie być niewolnikiem pracy, swoich destruktywnych przekonań na jej temat lub przynajmniej (na tym już najniższym poziomie motywacji) chcesz pracować efektywnie, musisz tankować swój bak. Zastanów się, co daje Ci najwięcej radości, kiedy najlepiej wypoczywasz i wprowadzaj to w życie. Urlop zaś traktuj jako stały punkt harmonogramu, a nie fakultatywnie.

Co robić, a czego unikać przed snem?

Ostatnie godziny świadomego funkcjonowania w ciągu doby to czas zwalniania obrotów. Możesz go przeznaczyć na lekką aktywność fizyczną (bo intensywny trening raczej Cię pobudzi), na spacer z psem, słuchanie muzyki, czytanie książki, rozwój osobisty. Warto w tej części dnia zbudować zdrowe nawyki związane z zasypianiem: zjeść kolację odpowiednio wcześniej (nawet 3-4 godziny przed snem, jeśli chcesz uniknąć otyłości), przewietrzyć sypialnię, wynieść z niej wszelkie świecące diody, utrzymywać umiarkowaną temperaturę w pokoju, zadbać o wygodne łóżko i poduszkę, chodzić spać o stałych godzinach.

Unikaj patrzenia się w smartfon/tv/laptop na co najmniej godzinę przed snem (bo „niebieskie światło” silnie stymuluje mózg i wybudza nasz organizm), czytania newsów, jedzenia tłustych i smażonych potraw, podjadania, picia kawy. To nie jest też dobry moment na prowadzenie trudnych rozmów z mężem/żoną i na rozkminy, gdy już leżysz w łóżku. Twoje zdolności percepcyjne są w tym momencie na takim poziomie, że trapiących Cię problemów i tak nie rozwiążesz, za to skutecznie nakręcisz się emocjonalnie i będziesz mieć problemy z zaśnięciem.

Myślenie długofalowe

Na koniec chciałbym zwrócić uwagę na aspekt, który nam czasem umyka, gdy gospodarowanie kalendarzem sprowadzamy jedynie do określonych technik. Uważam, że zarządzanie swoim czasem może rozumieć również jako działanie w życiu wg planu. Pod tym stwierdzeniem kryje się to enigmatyczne, „coachingowe” hasło: „wyznaczanie celów krótko- i długoterminowych” 🙂

Co chcesz osiągnąć w swoim życiu? Jakie masz plany na najbliższy rok? Co jest priorytetem na najbliższe trzy miesiące? Jak chcesz, by Twoje życie wyglądało za 5 lat? Wracamy do postawy proaktywnej i wewnętrzsterowności, o których wspomniałem na początku. Nie chodzi o to, byś dążył/-a do jakiegoś ideału, do perfekcyjnego wypełnienia założonych przez siebie planów, ale żebyś wiedział, dokąd zmierzasz. Abyś znał/-a swoje potrzeby i potrafił/-a samodzielnie je zaspokoić. Bo tym w istocie jest (dające satysfakcję) zarządzanie swoim czasem.

Jeśli podobał Ci się ten tekst, zachęcam Cię do zapisania się na mój newsletter – przeczytasz w nim więcej o zdrowych nawykach życiowych i o tym, jak skutecznie wprowadzać je w życie 🙂 By dołączyć, skorzystaj z poniższego formularza 👇

Post Author: lukaszkusmierz

Subscribe
Powiadom o
guest
0 komentarzy
Inline Feedbacks
View all comments